Pengaturan Jadwal dan Rapat
Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan
Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan sistem administrasi di dalam suatu kantor.
Sistem manajemen dalam ruang lingkup ini menjadi salah satu bagian dari manajemen yang akan memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk bisa menopang terjadinya suatu kegiatan secara efektif.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari admin kantor adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efisien dan efektif, dan bisa memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan juga psikologis.
Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap adalah sebagai berikut:
Baca juga: PMTK dalam PHK Karyawan, Ini Pengertian dan Ketentuannya!
PENGERTIAN PENJUALAN DAN DISTRIBUSI SECARA UMUM
Di sini akan saya uraikan sedikit tentang perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi (penjualan dan distribusi), secara umum saja.
Tujuannya, agar bagian administrasi penjualan memiliki gambaran, seperti apa team penjualan yang mereka support tersebut.
Secara umum pengertian penjualan, selling atau sales adalah aktivitas pertukaran produk berupa barang atau jasa kepada pihak lain dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan disepakati kedua belah pihak.
Atau dalam bahasa yang umum penjualan adalah aktivitas jual beli dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan diakui kedua belah pihak.
Sedangkan pengertian distribusi adalah aktivitas untuk menyampaikan produk dari produsen ke konsumen dengan cara mengirimkan produk tersebut ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Penjualan dan distribusi adalah dua aktivitas yang berbeda sama sekali, satu aktivitas memindahkan barang / menukar barang dengan alat pembayaran yang sah.
Yang satunya lagi memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi yang lain yang sesuai atau ke lokasi yang tepat, dan tidak ada proses penukaran barang dengan alat pembayaran.
Namun dalam bisnis distribusi, keduanya merupakan dua bagian yang tidak terpisahkan, menjual dan mendistribusikan / mengirim barang atau jasa.
Perusahaan distributor, akan selalu bersentuhan dengan aktivitas penjualan dan distribusi, sehinga aktivitas tersebut harus dibantu atau di-support oleh bagian lain, diantaranya adalah bagian administrasi (admin penjualan atau admin distribusi).
Perusahaan distributor, ada yang skala usahanya kecil – menengah dengan wilayah penjualan dan distribusi satu dua kota saja atau sebagaian dari wilayah propinsi.
Tapi ada juga yang memiliki skala sangat besar dengan wilayah penjualan dan distribusi mencakup beberapa wilayah propinsi atau seluruh propinsi (nasional), bahkan sampai lintas negara.
Untuk distributor kecil dan menengah, biasanya memiliki struktur organisasi yang sederhana saja, dan memiliki team penjualan yang tidak terlalu banyak dan tidak terlalu beragam.
Biasanya hanya terdiri dari team penjualan atau salesman taking order dan salesman kanvas, yang dikomandoi oleh satu atau lebih supervisor / manajer.
Sales taking order untuk menangani outlet yang sudah menjadi langganan tetap dan memiliki rata-rata pengambilan / penjualan cukup besar, seperti grosir, atau ritel yang besar.
Sales taking order (TO) juga biasanya juga menangani outlet modern (madern trade) seperti minimarket, supermarket, atau outlet khusu (special outlet type).
Sales kanvas (canvasser), adalah sales yang berjualan dengan langsung membawa barang, sehingga barang bisa langsung diberikan / diturunkan saat itu juga.
Sales kanvas ini hanya melayani pembelian dalam jumlah yang relatif lebih kecil dibandingkan sales TO, atau outlet-outlet kecil yang sering kali tidak bisa dijangkau oleh sales TO.
Armada yang digunakan sales kanvas ini bermacam-macam, mulai dari truck box kecil sampai yang besar.
Tapi ada juga yang menggunakan sepeda motor tiga roda(triseda) dengan box kecil dibelakangnya, model ini cukup banyak dipakai karena sangat lincah, bisa masuk ke jalan-jalan yang lebih kecil.
Ada juga kanvas yang menggunakan sepeda motor, dengan box kecil dibelakangnya, biasanya produk yang dibawa berukuran kecil, seperti obat-obatan, atau area yang dilayani tidak terlalu jauh.
Untuk perusahan distributor yang besar, formasi sales team akan sangat kompleks, strukturnya juga cukup komples dan berjenjang, yang disesuaikan dengan wilayah yang layani.
Biasanya distributor besar akan memiliki kantor pusat, kantor cabang, gudang utama, gudang kecil (cabang) dan gudang pembantu untuk anak cabang.
Sehingga secara wlayah akan terbagi menjadi wilayah nasional, regional, sub-regional / cabang, distrik dan sub-distrik.
Masing wilayah akan dipengang oleh NSM – National Sales Manager, RSM / RM – Regional Sales Manager / Regional Manager, ASM – Area Sales Manager / BM – Branch Manager, DM – District Manager dan SS / ASS – Sales Supervisor / Area Sales Supervisor.
Apakah setiap distributor besar selalu memilki pembagian wilayah seperti itu?,
Tidak selalu, beberapa akan menggunakan pembagian Nasional, Area, Distrik / Sub-distrik, dengan pemegang wilayah NSM, ASM / SM dan ASS / SS.
Atau dengan pembagian Nasional, Regional dan Distrik / Cabang, dengan pemegang wilayah NSM / GM, RSM / RM, BM / DM.
Dan masih ada pembagian yang lain yang disesukan dengan kebutuhan dan tujuan dari distributor tersebut.
Mengenai sales team, biasanya juga sangat bervariasi, mulai dari sales kanvas (canvasser), sales taking order (TO), sales account / account sales / sales executive (Acc-Sls, SE), task force/ team motor (TM/TF), dan lain-lain.
Kemudian masing-masing juga masih dibagi lagi yang disesuaikan dengan type atau jenis outlet yang akan dilayani, seperti TO untuk Key-Wholesaler, TO untuk key- Retailer, TO untuk special outlet, Sales Account untuk MT- Chainstore, MT – Lokal, dan lain-lain.
Tentu masing – masing memiliki karakteristik dancara kerja yang sedikit berbeda, terutama yang melayani key-account modern trade atau HCO.
Kewajiban seorang administrasi rumah sakit
Selain tugas, berikut ini adalah beberapa kewajiban yang juga dimiliki oleh seseorang yang bekerja di bagian administrasi rumah sakit.
Dari ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas seorang administrasi rumah sakit, tidak dapat dikatakan mudah, karena mencakup semua hal yang cukup komplek. Selain itu seorang administrasi di rumah sakit juga jadi salah satu tolak ukur layanan rumah sakit yang diberikan. Semakin baik layanan yang diberikan, akan membuat masyarakat nyaman dan puas akan layanan pada rumah sakit tersebut.
Administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan yang penting bagi perusahaan, karena berkaitan dengan aktivitas rutin dan pengolahan data yang diperlukan. Selain itu, masih banyak tugas dan fungsi dari bidang ini dalam dunia perkantoran.
Prospek kerja di bidang ini pun terbilang cukup luas, sehingga patut dipertimbangkan ketika sedang mencari peluang karier. Mari kita mengenal lebih lanjut tentang berbagai fungsi dan tugasnya, supaya lebih siap jika ingin memasuki bidang ini.
Dukungan Administratif
Bersifat Pelayanan
Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.
Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain agar bisa bekerja lebih efektif.
Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan.
Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai tujuan organisasi.
Tugas Administrasi Perkantoran
Setelah memahami lima fungsi di atas, kini saatnya kita mengenal tentang tugas-tugasnya. Berikut adalah beberapa tugas penting dari bagian administrasi di perkantoran.
Pertama, administrasi ini bertugas untuk menyusun berbagai agenda. Misalnya, membuat jadwal rapat rutin dengan karyawan dan rapat bersama klien atau mitra bisnis.
Untuk bisa menjalankan tugas ini dengan baik, maka kemampuan komunikasi menjadi aspek penting yang perlu dikuasai. Selain itu, dalam menyusun agenda, penting untuk mempersiapkan segala kebutuhannya, misalnya ruangan dan perlengkapan rapat.
Tugas kedua dari administrasi khusus perkantoran yakni mengurus segala jenis surat-menyurat yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jadi, mereka bertanggung jawab untuk mengelola surat yang masuk dan keluar.
Setiap kantor tentu memiliki berbagai jenis dokumen yang perlu dikelola. Inilah salah satu tugas bagian administrasi yang cukup vital.
Contoh dokumen yang perlu dikelola yakni notula rapat, laporan kinerja perusahaan, dan laporan keuangan. Kemampuan dalam melakukan pembukuan, pengarsipan, hingga analisis dan riset diperlukan dalam menjalankan tugas ini.
Tugas administrasi perkantoran yang selanjutnya yakni melakukan berbagai pengelolaan data, antara lain yakni menginput, mengarsip, dan merekap data.
Dalam melakukan input data, maka bidang administrasi akan menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk menjadi aset kantor. Misalnya, informasi yang berbentuk formulir, data multimedia, dan berbagai aset non-dokumen. Melakukan penginputan ini perlu dilakukan secara efektif dan efisien.
Data tersebut kemudian diarsipkan dan direkap supaya tersimpan dengan baik. Jika diperlukan, maka data tersebut akan lebih mudah untuk dicari dan dimanfaatkan.
Namun, perlu dipastikan bahwa tidak semua orang berhak untuk mengakses data tersebut. Perlu dipastikan dengan baik siapa saja yang berhak mengakses data perusahaan.
Maka dari itu, ketika melakukan pengarsipan, harus memperhatikan berbagai aspek, termasuk menjaga kerahasiaan untuk jenis data atau dokumen tertentu. Pastikan keamanan dari data tersebut terjamin, supaya tidak ada data yang bocor.
Selanjutnya, administrasi perkantoran bertugas untuk menerima telepon yang masuk. Maka dari itu, dibutuhkan kemampuan komunikasi yang baik, termasuk untuk menjawab pertanyaan dan menangani keluhan masuk.
Dalam mendukung kegiatan kantor, seringkali dibutuhkan akomodasi. Untuk mengatur hal ini, dibutuhkan bagian administrasi, termasuk menyusun dan memastikan jadwal setiap agendanya.
Contoh kegiatan yang membutuhkan akomodasi antara lain rapat di luar kantor, perjalanan dinas, dan menghadiri berbagai acara yang berkaitan dengan keperluan kantor.
Untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di kantor, tentunya diperlukan fasilitas yang memadai. Maka dari itu, pengelolaan dan pengadaan inventaris menjadi salah satu langkah penting yang perlu diperhatikan.
Bagian administrasi bertanggung jawab untuk mengelola perlengkapan dan peralatan kantor. Beberapa tugas penting dalam hal ini antara lain membuat daftar inventaris, mengecek dan memastikan kondisi inventaris, serta mengajukan pengadaan inventaris.
Administrasi khusus perkantoran juga bertugas untuk menyusun laporan atas pekerjaannya, sebagaimana menjadi tanggung jawab secara umum bagi setiap bagian di kantor.
Dengan berbagai evaluasi yang tertulis dalam laporan tersebut, maka bagian administrasi juga dapat melakukan perbaikan supaya kinerjanya semakin baik ke depannya.
Itulah penjelasan mengenai berbagai fungsi dan tugas dari bidang administrasi untuk lingkup perkantoran. Jika melihat kembali paparan di atas, bisa disimpulkan bahwa tanggung jawabnya memang sangat kompleks.
Maka dari itu, apabila berminat untuk memasuki bidang kerja administrasi perkantoran, sebaiknya ikuti terlebih dahulu pelatihan Office Management dari PasarTrainer. Pastikan kita benar-benar siap untuk mengelola administrasi secara optimal!
Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan juga informasi demi mencapai tujuan organisasi secara sistematik.
Secara etimologi, administrasi diambil dari bahasa latin, Ad memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, ataupun memenuhi.
Dalam arti yang lebih sempit, administrasi perkantoran adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peran penting dalam kegiatan operatif, memberikan laporan pada pihak direksi, dan menciptakan organisasi perusahaan yang lebih baik.
Sedangkan dalam arti yang lebih luas, administrasi perkantoran adalah kegiatan mengorganisir, merencanakan, menyelenggarakan, mengarahkan, dan mengawasi beragam pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor dan juga tata usaha yang tertib.
Baca juga: Mengenal 5 Fungsi Administrasi dan Manfaatnya
